Port Duty Manager
Zeebrugge

Job reference: 001568

Location: Zeebrugge

Closing date: 28/02/2022

Salary: As by CBA

Employment type: Fixed Term

Department: Freight

Division: Freight

Hours per week: 38

Functieomschrijvingen

De functie Port Duty Manager leidt de dagelijkse gang van zaken op de terminal en kaai (vracht-rail-admin), geeft direct leiding aan alle CSO medewerkers en werkt samen met havenarbeiders via de ceelbaas, foremen, maintenance/workshop supervisor en de PFSO/security field supervisor. 

De Port Duty Manager beslist over wijze van werken en inzet van beschikbare mensen en middelen binnen interne regelgeving en externe (veiligheids-) voorschiften en procedures.

De Port Duty Manager rapporteert dagelijks aan de hiëarchische lijn (dagrapport).

De port Duty Manager treedt op in afwezigheid van de de Port Manager, Operation Manager, Maintenance Manager, PFSO Manager.

De PDM werkt in een ploegensysteem met dekking tussen 07u00 – 23u30 (weekend afwijkend).   ’s Nachts standby via GSM (oproeplijn noodplan).

Functionele activiteiten:

  • De algehele havenactiviteiten aansturen en ontwikkelen op basis van ploegendiensten en ervoor zorgen dat alle activiteiten worden afgerond om te voldoen aan operationele tijdslimieten, niveaus van klantenservice en door kosten te beheersen.
  • Bijdrage aan de opleidings- en ontwikkelingsplannen voor alle medewerkers
  • Bemiddelen bij dispuut ( vrachtpoort en kade)
  • Maken van voorstellen aan port manager m.b.t. het verbeteren van operationele werkprocessen  (o.a. methoden en technieken van lossen, laden, transport en opslag, onderhoud, administratie, vervanging van apparatuur)
  • Een cultuur van voortdurende verbetering ontwikkelen en daarbij zorgdragen dat de prestaties periodiek via KPI’s worden bewaakt
  • Vraagstukken, moeilijke situaties, incidenten in kaart brengen en herstelmaatregelen nemen
  • Contact onderhouden met relevante toezichthoudende autoriteiten (politie, havenauthoriteiten, douane, etc) en anderen om te zorgen dat de belangen van P&O Ferries te allen tijde worden behartigd.  
  • Zorgen dat de communicatie met medewerkers effectief wordt beheerd, inclusief regelmatige informatiebijeenkomsten
  • Zorgen dat de communicatie met klanten effectief en op de juiste wijze wordt beheerd, vooral met betrekking tot verstoorde lijndiensten
  • Dagelijks opmaak van Morning sailing report.
  • Dagelijks controle van SPPL  (ship’s equipment posities) volgens afgesproken procedures.
  • Wekelijkse opmaak van Minutes of meeting Friday Ops.
  • Dagelijkse opmaak “Day report”
  • Rapportage van ongevallen met of zonder lichamelijke schade, inclusief Europees Aanrijdingsformulier. De PDM is de gemandateerde vertegenwoordiger voor P&O Ferries Zeebrugge in alle schade-  en/of verzekeringsdossiers.
  • Controle opmaak van wekelijkse kaaiaanvragen en opvolging charter/refit/feestdagenperiodes.
  • Zorgen dat veiligheid voorop staat bij alle activiteiten; er zorg voor dragen dat de hoogste mate van veiligheid te allen tijde worden behartigd volgens de eisen van het veiligheidsbeleid van het bedrijf.
  • In staat zijn alle noodprocedures effectief uit te voeren indien dit volgens eigen waarneming of die van anderen vereist zijn
  • Verzekeren dat de havenactiviteiten te allen tijde worden uitgevoerd volgens overheidsvoorschiften, wettelijke eisen en bedrijfsprocedures      
  • Het bewaken van de IMO wet- en regelgeving, ook specifiek voor haven van Zeebrugge (CODEX).
  • Inhouse training voorzien (in samenspraak met de ops manager).
  • Actief coordinatie bij oproep
  • ambulance/brandweer/gevaarlijke stoffen etc. Deelnemen aan en uitvoeren van de regelmatige veiligheidsrondgangen rondgangen volgens afspraak
  • Bij afwezigheid van de maintenance supervisor ingrijpen bij defecten (in hoofdzaak corrigerende maatregelen om ongevallen te vermijden)
  • Plannen van de werkzaamheden en inroosteren  van medewerkers incl.verlofaanvragen, wissels, compensaties , externe opleidingen etc) in samenspraak met de planningsdienst
  • Zorgdragen voor vervanging van medewerkers bij tijdelijke afwezigheid, bijdrage aan selectie van nieuwe medewerkers
  • Zorgdragen dat medewerkers volledig zijn opgeleid voor alle aspecten van hun rol en dat er effectieve procedures aanwezig zijn
  • Introduceren, instrueren, motiveren en beoordelen van medewerkers
  • Voeren van werkoverleg en overleggen met direct-leiding-gevende over het functioneren van de eigen afdeling
  • Ad-hoc projectwerkzaamheden verrichten op aangeven van de Terminal Ops Manager
  • Samenwerken met andere boekingsdepartementen/schepen/spoor operatoren m.b.t. cut off times en dergelijke om de afvaartschema’s niet in het gedrang te brengen
  • Voor de Tilbury service:  als tussenpersoon fungeren voor de boekingskantoor en intensieve opvolging van de ladingsprocessen in haven inclusief optimalisatie doublestack
  • Na sluiting van boekingskantoren actief overnemen van beslissingen o.a.aantal export cars, rapportage camaliteiten, doorgeven van de no shows, etc.
  • Calamliteiten met reefers op kade/boot opvolgen
  • Oplossen van administratieve incheck fouten
  • Bij afwezigheid van cel admin ( elke zondagavond en vertraagde avond afvaarten)  de noodzakelijke grenscontrole procedure voor vertrek verzorgen.
  • Coördineren van de shuntings van/naar andere kaaien
  • Bijwonen van externe vergaderingen, cursussen


 

Back