Information über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Über uns und unsere Kontaktdaten
Sorgfalt und Transparenz ist die Grundlage für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Hier finden Sie Information darüber, wie wir personenbezogene Daten von Bewerbern im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen erfassen und behandeln. Im Sinne des Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen, obliegt UCI Deutschland, dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Unsere Kontaktdaten werden im Rahmen des Auswahlverfahrens und im Folgenden bekannt gegeben. Das hier Gesagte gilt für alle derzeitigen und ehemaligen Personen, die an einem Bewerbungsprozess bei uns teilgenommen haben.

Wer für Ihre Daten verantwortlich ist:
United Cinemas International Multiplex GmbH
Oskar-Hoffmann-Str. 156
44789 Bochum

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:
United Cinemas International Multiplex GmbH
Herr Felix Hudy
Oskar-Hoffmann-Str. 156
44789 Bochum
datenschutz@uci-kinowelt.de

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 BDSG. Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 f DSGVO, das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten speichern möchten, um Sie bei künftigen für Sie in Frage kommenden Stellen zu berücksichtigen, holen wir dafür Ihre Einwilligung nach Art 6 Abs. 1 a DSGVO ein. Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Neben der Einwilligung zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie ablehnen oder auf Wunsch später widerrufen, ohne dass daraus negative Konsequenzen für Sie erwachsen. Bei einer Bewerbung mit einer darauffolgenden Anstellung, werden die während des Auswahlverfahrens erfassten Informationen in Ihre Personalakte aufgenommen. Freiwillige zur Verfügung gestellte Daten werden getrennt von Ihrer Personalakte aufbewahrt.

Weitere Details finden Sie über die Art der erfassten und genutzten personenbezogenen Daten in Anhang 1 und über die Gründe der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten in Anhang 2

Daten, deren Angabe verpflichtend ist
Die Angabe bestimmter personenbezogener Daten ist zur Erfüllung rechtlicher, vorvertraglicher und anderer Anforderungen verpflichtend. Ohne diese Daten sind wir möglicherweise nicht in der Lage, das Auswahlverfahren fortzusetzen und unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Falls die Bekanntgabe von angeforderten personenbezogenen Daten optional ist, teilen wir Ihnen dies im Voraus mit.

Woher wir Ihre Daten beziehen
Wir erfassen Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens. Dazu gehören neben Daten, die Sie uns selbst anvertrauen auch solche, die von Personalagenturen, Unternehmen für Hintergrundprüfungen und Referenzpersonen stammen. Es besteht die Möglichkeit, dass wir zusätzliche Informationen von weiteren Dritten erheben (einschließlich Geschäftspartnern, Networking Websites, Social Media und anderen öffentlich zugänglichen Websites). Umfang und Art der Information wird von der Rechtmäßigkeit innerhalb eines Auswahlverfahrens bestimmt.

An wen wir personenbezogene Daten weitergeben
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziff. 3 dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet, dies insbesondere durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen. Im Rahmen des Auswahlprozesses können ihre Daten ggfs. zusätzlich an Mitarbeiter weitergeleitet werden, die unmittelbar am jeweiligen Prozess beteiligt sind (Leiter und Mitarbeiter der Personalabteilung, an der Vorauswahl und an Vorstellungsgesprächen beteiligte Mitarbeiter).
Sofern für die Bewerbung relevant, geben wir personenbezogene Daten zweckgebunden und unter Berücksichtig der bereits aufgeführten Rechtsgrundlagen an folgenden Personenkreis weiter: Mitglieder der ODEON Cinemas Group; Dienstleister (z. B. Personal- und Vermittlungsagenturen); Referenzen und Betreiber von Assessment-Centers sowie andere externe Berater. Ggf. weisen wir oder Dritte auf anwendbare Datenschutznormen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Funktion der Kontroll- bzw. Bearbeitungsstelle hin.

Internationale Weitergabe
Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Ländern außerhalb der Europäischen Union befinden und/oder übermitteln Daten an gruppenzugehörige Unternehmen außerhalb der EU. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten. Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern und gruppenzugehörigen Unternehmen in Drittländern schließen wir die von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellten Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bleiben wir in jedem Fall Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte auch gegenüber den Empfängern in Drittländern.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie diese erforderlich sind, um alle rechtlichen, buchhalterischen, geschäftlichen oder Berichtspflichten zu erfüllen. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Dabei werden die Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung digital löschen oder analog vernichten, sofern nicht eine längere Speicherung aufgrund von Rechtsstreitigkeiten erforderlich ist. Beruht die Speicherung auf Ihrer Einwilligung, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Unter bestimmten Umständen werden Daten anonymisiert und weiterhin verwendet. Sie als Einzelperson sind dann nicht mehr identifizierbar.

Wo automatisierte Prozesse greifen
Die Überprüfung von personenbezogenen Daten und Entscheidungen über diese können ggf. unter Einsatz von Computersystemen und ohne das Eingreifen von Mitarbeitern und Auftragnehmern erfolgen. Für weitere Informationen zu dieser Vorgehensweise und ihrer Auswirkungen auf Sie, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz@uci-kinowelt.de).

Die Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für einen Vertragsabschluss über ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

Ihre Rechte
Sie haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Soweit eine Verarbeitung auf Grund eines berechtigten Interesses erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wir behandeln alle oben aufgeführten Anträge vertraulich und respektvoll. Die Bearbeitung erfolgt so rasch wie möglich. Bei unangemessenen oder rechtlich nicht gedeckten Anträgen, kann eine Gebühr, zur Deckung des zusätzlich angefallenen Arbeitsaufwandes, erhoben werden. Wenn Sie mit der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten unzufrieden sind oder Bedenken haben, hoffen wir dass unser Datenschutzbeauftragter diese ausräumen kann. Sie können im Beschwerdefall jederzeit mit dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen unter https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Kontakt/index.php Kontakt aufnehmen. Diese Behörde gibt nützliche Hinweise zur Wahrung Ihrer Rechte. Bitte wenden Sie sich für weitere Informationen direkt an: https://www.ldi.nrw.de/metanavi_Kontakt/index.php

Allgemeines
Der Inhalt dieser Richtlinie wird nicht Bestandteil eventuell aufkommender vertraglicher Vereinbarungen oder Absprachen, die wir unmittelbar oder zukünftig mit Ihnen schließen. Über Sie betreffende Aktualisierungen an den Richtlinien, die zeitweilig vorgenommen werden können, informieren wir Sie. Für weitere Informationen oder im Falle von Fragen sowie Bedenken wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter der E-Mail datenschutz@uci-kinowelt.de.

Anhang 1: Erfasste und genutzte personenbezogenen Daten von Bewerbern
Zu den Arten von personenbezogenen Daten, die wir nutzen sind Personenbezogene Angaben (gängige Angaben wie Name, Titel, persönliche Kontaktdaten und, sofern zur Durchführung angemessener Anpassungen im Rahmen des Auswahlverfahrens erforderlich, Informationen über Behinderungen und Gesundheitszustand oder Informationen zur Gewährleistung der Chancengleichheit),Erforderliche Dokumente laut Einwanderungsgesetzen (Bewerber müssen nachweisen können, dass sie aufgrund ihrer Staatsbürgerschaft, Aufenthaltsgenehmigung oder Arbeitserlaubnis legal einer Beschäftigung an unserem Standort nachgehen können),Bewerbungsdaten (Es zählen Angaben in Ihrem Bewerbungsschreiben und Lebenslauf, des beruflichen Werdegangs und Bildungsweges, ausgestellte berufliche Qualifikationen und Ausbildungsnachweise, Sprachkenntnisse und andere relevante Fähigkeiten, Informationen, die während Bewerbungsgesprächen offen gelegt werden sowie aus dem Auswahlverfahren stammende Bewertungen),Hintergrundinformationen (Daten, die zur rechtmäßigen Prüfung des Hintergrunds erforderlich sind, dabei einschließlich Daten darüber, ob Sie Ihren Abgabepflichten nachkommen, Referenzen und Vorstrafen) und andere Informationen (Familieninformationen ggf. für Leistungen wie Versicherungen und Rentenansprüche oder für internationale Reisen einschließlich Visa, Reiseunterlagen und Dokumente), sowie anderweitige Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen Die Nutzung der oben genannten personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich auf legale und angemessene Weise und für die in dieser Datenschutzrichtlinie erklärten Zwecke, bzw. Zwecke die Ihnen von Zeit zu Zeit mitgeteilt werden.

Anhang 2: Gründe zur Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Gründe für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können Angelegenheiten im Zusammenhang der Entscheidungen über Ihre Bewerbung, einschließlich Ihrer Leistung bei Gesprächen, Überprüfung Ihrer Arbeitserlaubnis*, Formelles Angebot einer Stelle**, Ggf. Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen, Betrugsprävention, Gewährleistung der Chancengleichheit ,Vorbereitung, Verwaltung und Management von Vorkehrungen, die für Sie getroffen werden, Bewilligung von Spesenansprüchen im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren, Bereitstellung eines behindertengerechten Zugangs und angemessener Anpassungen*, Kommunikation im Rahmen des Auswahlverfahrens, Aufzeichnungen zu unseren Auswahlverfahren und Legitime Zwecke im Rahmen eines reibungslosen Ablaufes eines Bewerbungsprozesses umfassen.
In der Regel werden wir Ihre oben genannten personenbezogenen Daten auf der Basis unserer, in rechtlichen Belangen sogenannten, „rechtmäßigen Interessen“ nutzen. Unsere legitimen Interessen sind Handlungen, bei denen die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für beispielsweise folgendes erforderlich ist: Führung und Schutz des Unternehmens, Auswahl und Bewertung von Einzelpersonen im Interesse unseres Unternehmens. Einige der Gründe für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten können sich überschneiden. Die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten kann durch mehrere Gründe gleichzeitig legitimiert sein.

Hierbei sind oben aufgeführte Ausnahmen für Gründe Zusammenhang mit der Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten mit einem Stern markiert und Anbahnung und zum Abschluss eines Arbeitsvertrags mit zwei Sternen.

Anhang 2 (Fortsetzung) Nutzung spezieller personenbezogener Daten
Bestimmte Informationen, wie z. B. Informationen zur Gewährleistung der Chancengleichheit, sind optional. Werden Sie nicht angegeben, beeinflusst dies die Bewerbung nicht. Bei Bereitstellung solcher Daten werden diese aus statistischen Gründen anonymisiert und weiterverarbeitet. Ein Rückschluss auf Sie als Einzelperson ist ausgeschlossen.

Informationen über Behinderungen und Gesundheitszustand werden genutzt, um zu prüfen, ob im Rahmen des Auswahlverfahrens spezielle Vorbereitungen erforderlich sind. Mit Ihrer Zustimmung werden Informationen über Ihre Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft und über Ihren Gesundheitszustand genutzt, um in Assessment-Centers und bei Gesprächen und Zusammenkünften im Rahmen des Auswahlverfahrens auf individuelle Ernährungsgewohnheiten eingehen zu können.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit nutzen, sofern dies gesetzlich zulässig ist. In jedem Fall sorgen wir selbstverständlich für den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten.