Cara kami menggunakan maklumat anda
Kenyataan ini menggariskan cara AMS memproses data peribadi anda.
Bagaimanakah AMS akan menggunakan maklumat yang anda berikan?
AMS akan mengumpul data peribadi anda sama ada secara langsung daripada anda, atau daripada sumber yang tersedia secara umum seperti papan kerja atau tapak rangkaian sosial berkaitan perniagaan.
Data ini akan digunakan untuk perkara berikut, secara kolektif 'Tujuan':
(i) Tujuan menambah profil anda ke kumpulan bakat kami untuk pertimbangan terhadap peranan tetap, atau dengan AMS, atau dengan pelanggan kami
(ii) memproses permohonan sama ada untuk peranan tetap dengan AMS, atau pelanggan kami
(iii) memadankan butiran anda dengan mana-mana peranan yang sesuai pada masa hadapan
(iv) menghubungi anda tentang perkhidmatan yang kami tawarkan
(v) menjalankan tinjauan
(vi) Sesetengah data peribadi anda mungkin digunakan pada masa hadapan oleh AMS atau pelanggan kami untuk tujuan membuat tawaran pekerjaan, dan menguruskan pekerjaan anda yang berterusan
(vii) Melaksanakan penilaian kepelbagaian
AMS memproses data peribadi anda berdasarkan kepentingan sah AMS, dan disebabkan oleh kewajipan undang-undang AMS. Sesetengah pemprosesan mungkin termasuk pemprofilan dan membuat keputusan automatik.
Kepentingan sah yang diusahakan oleh AMS adalah seperti berikut: -
a) Mengumpul data peribadi anda sama ada terus daripada anda, atau daripada sumber yang tersedia secara umum untuk tujuan menambah profil anda ke kumpulan bakat kami, atau memadankan profil anda dengan peranan yang sesuai
b) Menguruskan proses permohonan, saringan dan pemilihan untuk peranan yang sesuai
c) Memberikan butiran anda kepada pembekal pihak ketiga yang dicalonkan untuk tujuan pemeriksaan prapekerjaan, dan untuk pembekal yang dicalonkan untuk menawarkan perkhidmatan yang sesuai yang mungkin memberi manfaat kepada anda
d) Menyimpan data peribadi anda untuk tujuan memadankan butiran anda dengan peranan masa depan yang berpotensi
e) Menghubungi anda melalui telefon, atau e-mel atau media sosial tentang potensi peranan masa depan
Semasa memproses permohonan anda, AMS mungkin mengumpul data peribadi tentang anda yang lebih sensitif daripada data lain seperti butiran tentang kesihatan anda. Sekiranya ini dilakukan adalah untuk tujuan membuat pelarasan yang munasabah semasa proses permohonan, penyumberan dan pemilihan. Dalam sesetengah keadaan, data ini mungkin dikongsi dengan pelanggan kami untuk tujuan yang sama, atau untuk mereka memastikan bahawa peranan yang dilaksanakan tidak akan memudaratkan kesihatan anda, atau kesihatan orang lain.
Dengan persetujuan anda, AMS juga boleh mengumpul data yang berkaitan dengan asal usul kaum dan etnik, kepercayaan agama, dan orientasi seksual anda, dan status ketidakupayaan. Data ini akan digunakan secara eksklusif untuk tujuan penilaian kepelbagaian.
Kami akan menganggap semua data peribadi (sama ada sensitif atau tidak) sebagai peribadi dan sulit kecuali di mana kami dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang untuk membuat pendedahan atau di mana pendedahan itu diperlukan untuk Tujuan.
Melainkan AMS dikehendaki oleh undang-undang, anda tidak bertanggungjawab untuk memberikan data peribadi anda kepada AMS untuk tujuan tersebut. Sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan data peribadi anda, atau anda meminta AMS memadamkan data peribadi anda, AMS tidak akan dapat menyediakan perkhidmatan mencari kerja kepada anda.
Berapa lama AMS akan menyimpan data anda?
Kami akan menyimpan data peribadi anda untuk tujuan memadankan butiran anda dengan tugasan masa depan yang berpotensi selama yang diperlukan untuk mencapai Tujuan, yang mungkin untuk tempoh kerjaya anda, atau sehingga tahap sama ada anda meminta kami untuk memadamkan data peribadi, atau kami percaya bahawa tidak ada prospek realistik AMS mengenal pasti peranan masa depan yang berpotensi.
Apabila anda dibentangkan kepada pelanggan dan data tambahan dikumpulkan atau dibuat semasa proses permohonan, penyumberan dan pemilihan, atau saringan, AMS boleh mengekalkan data tersebut selama 12 bulan selepas proses permohonan selesai. Selepas 12 bulan, data peribadi yang berkaitan dengan aplikasi akan dipadamkan daripada sistem kami, namun beberapa butiran peribadi anda mungkin masih disimpan untuk kami mencapai tujuan seperti yang diterangkan di atas.
Penerangan tentang hak anda
Anda mempunyai hak untuk meminta salinan maklumat yang kami simpan tentang anda. Jika anda mahukan salinan sebahagian atau semua data peribadi yang kami pegang, anda boleh mengemukakan permintaan menggunakan borang permintaan dalam talian hak individu kami di sini
Kami ingin memastikan bahawa data peribadi anda adalah tepat dan terkini. Anda boleh meminta kami membetulkan atau mengalih keluar data yang anda fikir tidak tepat.
Anda mempunyai hak untuk meminta kami menyekat pemprosesan, membantah keputusan yang dibuat dengan cara automatik, dan meminta kami memberikan data peribadi yang kami simpan dalam format yang boleh dibaca mesin untuk tujuan memindahkannya kepada organisasi lain atas permintaan anda.
Anda boleh meminta mana-mana perkara di atas atau pengalihan keluar data peribadi anda daripada sistem AMS pada bila-bila masa dengan mengemukakan permintaan menggunakan borang permintaan dalam talian hak individu kami di sini
Kami mungkin tidak selalu dapat mematuhi permintaan anda dengan serta-merta—contohnya, jika kami perlu menyimpan data peribadi anda untuk tempoh tertentu atas sebab undang-undang, atau untuk tujuan mempertahankan tuntutan undang-undang.
Anda juga mempunyai hak untuk membuat aduan perlindungan data kepada Pejabat Pesuruhjaya Maklumat di UK jika anda fikir kami salah mengendalikan data peribadi anda.
Dengan siapa AMS berkongsi data peribadi anda?
Untuk memproses permohonan anda, kami mungkin perlu menghantar maklumat anda kepada syarikat AMS lain, kepada pelanggan AMS dan pembekal yang dicalonkan oleh AMS untuk memajukan Tujuan yang diterangkan di atas. Ini boleh termasuk penyedia teknologi AMS, syarikat insurans, agensi semakan kredit, penyedia pemeriksaan pihak ketiga, penyedia gaji dan badan kerajaan, serta pihak ketiga yang anda berikan kepada kami, seperti pengadil anda.
Data peribadi anda akan diproses terutamanya oleh AMS di UK dan Kesatuan Eropah tetapi juga boleh dipindahkan ke dan diproses di negara di luar UK atau Kesatuan Eropah. Di samping itu, sebarang data peribadi yang anda berikan mungkin disimpan pada pelayan di luar UK atau Kesatuan Eropah. Sesetengah negara luar negara tidak mempunyai undang-undang perlindungan data yang setara dengan yang berkuat kuasa di Kesatuan Eropah namun dalam semua keadaan di mana data peribadi anda dipindahkan, ia akan dilakukan secara sah, (contohnya berdasarkan keputusan kecukupan daripada ICO atau telah menandatangani perjanjian klausa model yang diluluskan UK). Dalam semua keadaan, di mana sahaja data peribadi anda disimpan dan diproses, ia akan diproses mengikut semua undang-undang yang berkenaan termasuk Akta Perlindungan Data UK 2018.
Sekiranya anda ingin mendapatkan maklumat lanjut tentang perlindungan yang digunakan untuk pemindahan data peribadi anda, sila hubungi Pejabat Privasi AMS untuk maklumat lanjut di dataprotection@weareams.com
Bagaimanakah AMS akan melindungi data peribadi anda?
AMS mengendalikan sistem pengurusan keselamatan maklumat yang diperakui mengikut piawaian ISO 27001. Dalam sesetengah keadaan, anda mungkin dikeluarkan log masuk atau diberi akses kepada sistem untuk memberikan maklumat dengan selamat, atau untuk melakukan tindakan tertentu seperti rakaman masa.
Anda bersetuju untuk segera memberitahu AMS tentang sebarang penggunaan id pengguna dan/atau kata laluan anda yang tidak dibenarkan. Sebarang pelanggaran perkara di atas yang mengakibatkan kerugian sama ada kepada AMS atau Pelanggan kami boleh mengakibatkan tindakan undang-undang diambil terhadap individu berkenaan.
Perubahan kepada dasar privasi AMS
Kami mengekalkan dasar privasi kami di bawah semakan berkala. Sebarang perubahan besar kepada cara kami memproses data peribadi akan dimaklumkan dengan menyiarkan pengumuman di laman web kami atau dimaklumkan kepada anda secara langsung melalui e-mel.
Bagaimana untuk menghubungi AMS
Sila hubungi kami jika anda mempunyai sebarang pertanyaan tentang dasar privasi kami atau maklumat yang kami simpan tentang anda. Anda boleh menghubungi kami:
• dengan menghantar e-mel kepada dataprotection@weareams.com; Atau
• dengan menulis kepada Pegawai Perlindungan Data kami di AMS, 2nd Floor, 60 London Wall, London, EC2M 5TQ, United Kingdom
Pengisytiharan
Anda bersetuju bahawa data peribadi yang anda berikan kepada AMS adalah benar dan tepat dalam semua aspek dan tidak mengelirukan atau menipu. Anda bersetuju untuk memaklumkan AMS secara bertulis jika mana-mana data yang anda berikan tidak lagi tepat dalam tempoh di mana AMS menyimpan data peribadi anda.
How we use your information
This statement outlines how AMS processes your personal data.
How will AMS use the information you provide?
AMS will collect your personal data either directly from you, or from publicly available sources such as job boards or business-related social networking sites. This data will be used for the following, collectively 'Purposes':
(i) The purpose adding your profile to our talent pool for consideration against permanent roles, or with AMS, or with our clients
(ii) processing an application for either a permanent role with AMS, or our clients
(iii) matching your details to any future suitable roles
(iv) contacting you about the services we offer
(v) undertaking surveys
(vi) Some of your personal data may be used in the future by AMS or our clients for the purposes of making an offer of employment, and managing your ongoing employment
(vii) Performing diversity assessments
AMS are processing your personal data based on AMS legitimate interest, and due to AMS legal obligations. Some processing may include profiling and automated decision making. The legitimate interests pursued by AMS are as follows: -
a) Collecting your personal data either directly from you, or from a publicly available source for the purposes of adding your profile to our talent pool, or matching your profile against suitable roles
b) Managing the application, screening, and selection process for suitable roles
c) Providing your details to nominated third party suppliers for the purposes of preemployment screening, and for the nominated suppliers to offer appropriate services that may benefit you
d) Storing your personal data for the purpose of matching your details with potential future roles
e) Contacting you by phone, or email or social media about potential future roles
While processing your application, AMS may collect personal data about you which is more sensitive than other data such as details about your health. Where this is done it will be for the purpose of making reasonable adjustments during the application, sourcing and selection process. In some circumstances this data may be shared with our clients for the same purpose, or for them to ensure that the role being performed would not be detrimental to your health, or the health of others.
With your consent, AMS may also collect data related to your racial and ethnic origin, religious beliefs, and sexual orientation, and disability status. This data will be used exclusively for the purposes of diversity assessment.
We will treat all personal data (whether sensitive or not) as private and confidential except where we are permitted or required by law to make a disclosure or where the disclosure is necessary for the Purposes.
Unless AMS are required by law, you are under no obligation to provide your personal data to AMS for the purposes. Should you choose not to provide your personal data, or you request that AMS delete your personal data, AMS will be unable to provide work finding services to you.
How long will AMS keep your data?
We will keep your personal data for the purposes of matching your details to a potential future assignment for as long as is necessary to achieve the Purposes, which may be for the duration of your career, or until such point that either you ask us to delete the personal data, or we believe that there is no realistic prospect of AMS identifying a potential future role.
Where you are presented to a client and additional data is collected or created during the application, sourcing and selection, or screening process AMS may retain that data for 12 months after the application process has completed. After 12 months the personal data relating to the application will be deleted from our systems however some of your personal details may still be retained for us to achieve the purpose as described above.
A description of your rights
You have a right to request a copy of the information that we hold about you. If you would like a copy of some or all the personal data we hold, you can submit a request using our individual rights online request form here.
We want to make sure that your personal data is accurate and up to date. You may ask us to correct or remove data that you think is inaccurate.
You have a right to request that we restrict processing, object to decisions made by automated means, and to ask us to provide the personal data that we hold in a machine-readable format for the purposes of transferring it to another organisation at your request.
You may request any of the above or the removal of your personal data from AMS’ systems at any time by submitting a request using our individual rights online request form here.
We may not always be able to comply with your request immediately – for example, if we need to retain your personal data for a certain period for legal reasons, or for the purposes of defending a legal claim.
You also have a right to make a data protection complaint to the Information Commissioner’s Office in the UK if you think we are mishandling your personal data.
Who does AMS share your personal data with?
To process your application, we may need to pass your information to other AMS companies, to AMS clients and AMS’ nominated suppliers for progressing the Purposes described above. These could include AMS technology providers, insurance companies, credit checking agencies, third party screening providers, payroll providers, and government bodies, as well as third parties that you provide us, such as your referees.
Your personal data will be mainly processed by AMS within the UK and the European Union but may also be transferred to and processed in countries outside of the UK or European Union. In addition, any personal data provided by you may be stored on servers outside the UK or European Union. Some overseas countries do not have data protection legislation equivalent to that in force in the European Union however in all circumstances where your personal data is transferred, it will be done so lawfully, (for example based on an adequacy decision from the ICO or having signed an UK approved model clause agreement). In all circumstances, wherever your personal data is stored and processed, it will be processed in accordance with all applicable laws including the UK Data Protection Act 2018.
Should you wish to get further information about the safeguards applied to the transfer of your personal data, please contact the AMS Privacy Office for more information at dataprotection@weareams.com
How will AMS protect your personal data?
AMS operates an information security management system certified to the ISO 27001 standard. In some circumstances you may be issued logins or given access to systems in order to provide information securely, or to perform certain actions such as time recording.
You agree to immediately notify AMS of any unauthorised use of your user id and/or password. Any breach of the above which results in losses to either AMS or our Clients may result in legal action being taken against the individual concerned
Changes to AMS' privacy policy
We keep our privacy policy under regular review. Any substantial changes to the way in which we process personal data will be notified by posting an announcement on our website or notified to you directly by email.
How to contact AMS
Please contact us if you have any queries about our privacy policy or the information, we hold about you. You can reach us:
• by sending an email to dataprotection@weareams.com; or
• by writing to our Data Protection Officer at AMS, 2nd Floor, 60 London Wall, London, EC2M 5TQ, United Kingdom
Declaration
You agree that the personal data which you provide to AMS is in all respects true and accurate and is not misleading or deceptive. You agree to inform AMS in writing if any of the data you have provided is no longer accurate during the period in which AMS retains your personal data.